会议的服务总结 第1篇
时光飞逝，不知不觉又迎来新的一年。在即将过去的XX年年里，我在公司领导和同事的关心帮助下，顺利完成了相应的工作，现对XX年年的工作做一个总结。
一、前台接待方面。
XX年年1月至7月，我从事前台接待工作，接待人员是展现公司形象的第一人，在工作中，我严格按照公司要求，工装上岗，热情对待每一位来访客户，并指引到相关办公室，为领导提供了方便，也为客户提供了方便。一年来，共计接待用户达1000人次左右。
二、会议接待方面。
1、外部会议接待
2、内部会议管理
按照各部门的需求合理安排会议室，以免造成会议冲突，并注意做好相关登记，以及会议室的卫生保持，公众物品的善后检查等工作，以便为本部人员提供更好的服务。一年来，共安排内部会议500次以上。
3、视讯会议管理
在召开总部或省分视讯会议的时候，按照通知要求，提前半小时准时打开视讯系统，确保会议按时接入，本年度无一例会议延时情况出现；在召开对县区会议时，提前进行会议预约，呼叫各终端，确保每个县区都能正常参会。
三、费用报销、合同录入工作。
在这方面，严格按照公司要求，周一汇总收集报销单据，周二找领导签字后录入erp系统，并做好登记工作。一年来，录入报销单据1000余份。合同录入20余份。
四、综合事务工作。
会议的服务总结 第2篇
一年来，在领导的正确领导下，在同事们的积极支持和大力帮助下，较好的履行楼层领班职责，圆满完成工作任务，得到宾客和同事们的好评和领导的肯定.总结起来收获很多.
1、加班加点工作，早日完成装修
今年客房最重要的工作是前装修工作，自4月份接到通知上班后，为了使新客房早一天投入使用，我和大家克服了重重困难，发扬不怕苦、不怕累的精神，每天在完成自己本职工作的基础上，加班加点、连续作战，利用了很短的时间就完成了房间新旧家具清理、摆放和装修前期，中期和后期的室内外卫生清洁工作，确保了客房的装修和及时出租，为公司增加收入做出了我们的贡献。
2、协助部门经理做好客房部的日常工作。
为更好的协助部门经理做好日常工作，今年以来领班一直进行常白班制。这项制度的实施就意味着领班必须每天参加工作，每天监督和参与各项服务工作。操心、费力、得罪人的活一个干了，还不一定落好。但是，为不辜负领导的重望，不影响公司的正常运营，我不辞劳苦的每天上班，除因伤不能参加工作的几天病休外一直参加工作。使我们二三楼未因监督不力或人为因素出现意外。
3、合理安排楼层服务员的值班、换班工作。
楼层服务员换班值班是一个非常重要的环节。做到让服务员既做好公司工作又不误家里的事宜，我们采取领班每天跟白班的方式，使领班将能操的心都操到，能够即时的监督服务员的每一项工作，尽可能做到只有做不到的，没有想不到的。使每个工作人员都能无后顾之忧的满腔热情的投入到服务工作中，每天以崭新的姿态面对客人。
4、配合经理做好各项接待、安排工作，工作期间发现问题及时处理，有疑难问题应及时上报领导。
做为领班，最主要的工作是配合部门经理做好各项上传下达疑难问题等。开张初，各项工作有待理顺。我在手伤未愈的情况下投入到开张顾客的接待工作中。很多的顾客，有的是住宾馆的，有的是来庆贺的，众多陌生的面孔来来往往，加上一大部分工作人员也是新手。我暗暗稳住自已，对每个工作人员的每一个细节进行跟踪，提醒，做细致的安排，使开张接待工作顺利进行。新装候的客房存在水、电、电话等各项维修问题，每一个细节都做详细记录并及时上报给经理迅速解决，以免给初来的顾客留下不良影响。同时也及时将工作人员的期望心声通过正常渠道上报给领导，期望领导予以解决。
5、做好楼层的安全、防火、卫生工作。
从参加工作的头一天，公司领导对安全问题再强调，所以安全问题始终是我们平时工作的重中之重。所以每天安排工作的每一项我都强调安全问题。查房时注意环节，床铺上面、地板上面，楼道内地毯上面的烟头是隐患。理所当然是首查问题。其次，为做好卫生工作，我们也做了细致的安排：即“三净”“三度”“二查”制度，“三“净”卫生制度”，它包括房间卫生、床铺卫生、卫生间卫生三“净”等，“三度”即床铺被子有角度，家具擦示有亮度，工作过程有速度;“二查”制度即搞完卫生本人自查、要求领班复查。坚持空房“一天一过”制度，及时发现存在问题并及时解决，力争将疏漏降到最低。
6、以身作责，监督、检查楼层服务人员做好服务工作。
身先士卒，以身作则是我做好工作的关健，也是用来服人的法宝。除每天上常白班外。大卫生清洁过程中，本人一直直接参与打扫卫生，并且在发现有不合程序或者清洁不彻底时，不但指出问题所在，而且自己重做示范，使同样的错误不在同一个人身上出现两次。这样新工作人员会很快适应工作，老工作人员不但每个人都可以做好做到位，而且同样可以带任何一新参加的工作人员。在日常服务工作中，我们几乎做到有求必应。，回答顾客问题，引导顾客开门，指导顾客用客房内的设施等，甚至在不忙的情况下帮助顾客在门口小超市购物。所谓大河有水小河满。我们希望用我们优质的服务换来公司的长足发展。希望我们的劳动不会被浪费。
7、做好服务工作的同时抓好思想工作，做到团结友爱、相互帮助、共同进步。
思想工作是所有工作的首要工作。做好思想工作，其重点工作就完成了一半，在我们二三楼这个小团体里，怎样使其达到适当团结，充分发挥小团体的整体作用。这项工作是一个
长期的也是日常的工作，我们的工作人员在不断的更换，结构也在不断的调整。思想工作的内容在不断的变化。在日常工作中了解她们的个性，讲话方式，生活状况，以便对症下药。我们总以公司的投放资金为引子，以公司将来的发展规模为目标，以目前全球经济状况为主例谈就业难，谈前景发展良好，谈公司效益就是我们自己人的效益。使工作人员从思想深入深刻认识，从而认真的投入到工作中。
8、切实履行职责，认真完成上级交办的其它工作
对于经理安排的各项工作我们总是不折不扣的完成。当然对于工作人员的要求和希望我们也及时的上报给上级领导。我认为只有做到工作人员从内心深处满意才能更加热忱的全身心的投入到他所在的工作中。只有工作人员身心喜悦的面对顾客，才能使顾客有真正的宾至如归的感受觉。
几天来，二三楼在两级领导的正确指导和大家的共同努力下，共接待外来顾客人次，出售客房间，经济收入为xx元，尽管取得了一定的经济效益，但离领导的期望还很大很大，在xx年里，我将不遗余力，带领同事们再接再力，抓好我们的服务质量，提升我们的服务标准，全面提高公司效益。开创服务工作新局面。
会议的服务总结 第3篇
在公司领导的正确领导下，我在积极落实公司关于会务服务的相关要求的同时，团结带领会务服务组的其他同事，顺利完成了多次会议接待、服务任务，并在会务服务之余，不断总结会务服务工作过程中的得与失，不断探索更加完善的服务手段和形式，力求将会务服务工作做到尽善尽美，现将我20xx年度的工作情况总结如下：
一、对工作内容深刻了解，狠抓各个细节。
对于会议服务工作，必须做到细致入微，会议服务前期的准备工作是否充分是接待任务能否顺利完成的关键，准备工作主要分为以下几个方面：及时与对方对接人及本方对接人沟通，了解清楚会议内容及客人行程等情况，同时征求公司领导意见，是否有特殊要求；落实会议场地，调试音响设备，并根据对会议是否用及投影设备及时调试；根据对方参会人员姓名制作座牌并按职位高低情况合理摆设；准备会议的相关资料，包括提供给对方的资料以及提供给我方领导的资料；会议用品准备完备。
二、思想上对待工作高度认真，专注工作。
作为会务服务组的领班，我关心每一名成员的精神状态和工作面貌，发现组内同事有精神不佳的状况，会及时进行沟通，避免将负面的情绪带到会务服务的工作中去。此外，我还通过合理有效的手段，调动整个会务服务组的工作热情，共同做好会务服务工作。
三、不足之处。
仔细审视一年的工作，我仍然发现自己在工作中存在不足之处，在工作中主动性不足，与领导沟通不够频繁，遇事考虑不够周全、不够细致；与组内其他同事的配合仍需提高默契程度。
四、新的一年如何更好工作，改正不足。
新的一年里，我们要明确组内同事之间的工作任务分工，进一步强化每个人自身的职责，将会务服务的每一个环节细化分解到每一个员工身上，做到责任到人，最大程度的调动每名员工的工作积极性和主观能动性。
会务服务是一项繁杂的`、需要细致对待的工作，每一场会议服务任务的顺利完成，需要整个会务服务组全体成员的共同努力。在新的一年里，我将和会务服务组其他同事一道，用心学习业务知识，努力提升服务质量，用一场场会务服务任务来检验我们的工作成效，在工作中不断总结完善自身素质，将会务服务工作做的更好、更出色！
会议的服务总结 第4篇
会务组作为会议工作的临时性组织，负责会议用品、车辆、参会人员食宿、会场布置、会务材料打印等的准备工作及会议期间的用品管理等工作。
一、会前准备
会议用品准备：笔记本电脑、投影机、打印机(硒鼓为新的)、A4纸、粉纸、会议桌牌并打印桌牌、饭桌桌牌(酒店如果不负责打印，也应提前打印)、激光笔、录音笔、电池(5号、7号电池)、笔(签字笔)、双面胶、胶水、固体胶棒、订书器、订书钉、笔记本、曲别针、长尾票夹、小信封、纸袋、拉边袋、便签纸，指定专人于具体的时间点前落实好。所有东西准备好后，统一整理装箱，方便搬运。
会议车辆准备：根据会议的性质提前联系好车辆，指定专人负责，并制作会务车辆情况表，包括司机师傅姓名、电话，所开车辆型号、车牌号等。如有多辆车，应考虑车辆顺序编号，方便与会人员用车。
会议材料准备：专人负责会务手册的制作，内容包括会务须知、具体日程安排、参会人员名单等，要提前联系文印公司做好，做好之后要再次进行核对和校对。会议用材料要提前打印，指定专人负责，如需提前给与会人员，应在打印好后提前放与会人员住宿房间。(如果方便，可以考虑和做好的会务手册以及笔和本一块装拉边袋，再放入房间)
参会人员食宿：指定专人负责参会人员食宿。提前做好宾馆的预订，是否有特殊床位如套间、大床房、双人间等;与会人员中是否有少数民族及其相关风俗习惯，有没有人吃素等。
会场布置：根据会议性质及参会人数进行会场布置，会议室摆放可呈“U”字形或“口”字形，座位周围应有桌子。会议导向牌应清楚无误;桌牌摆放应根据岗位职责进行摆放;布标悬挂(提前制作布标);会议笔和纸的摆放，便签纸放在最底层，如有材料，材料应放于便签纸上面，笔放于材料中间，且笔尖朝向座位;其他如水，话筒等的摆放，也应指定专人负责。
接机或接站：与会人员是否需要接机或接站，必须确定列车或航班的车次或航班号，具体什么时间到达。接机的时候如果派车去，车停哪，具体在哪集合进行接机，是否需要贵宾室。
礼品准备：根据会议性质选择不同的礼品。
二、会议期间准备
笔记本、打印机提前准备并进行调试，以备会议期间的应急打印。
如果会议允许，会议期间应有专人在场，专人负责会议录音。会议期间应15分钟左右倒一次茶水，并准备茶歇，晚上往房间送一份水果。
是否有专门宴请晚宴，多少人参加，哪些人参加，一定要提前通知，并做好饭桌桌牌。
三、会后准备
会议结束后，会务组专人收拾会场，把有文字性的材料全部回收，以及会场内其他物品全部回收。
如安排旅游活动，需要专人提前负责，联系好旅游线路，确定参加旅游人员，旅游中确保旅游人员的安全。
安排统一送机或送站，车辆提前准备好。
参会人员退宿后，要告知宾馆参会人员如有落下东西，统一交会务组，会务组专人负责参会人员东西的处理。
待参会人员全部离去后，会务组整理会前准备物品，待整理完毕后运回单位。
整个会务结束之后，对会务组织工作进行总结，总结经验吸取教训。
会议的服务总结 第5篇
客房部作为xx宾馆主要业务和形象部门，20xx年上半年全体员工在领导的带领和各部门的全力配合下，以踏实的工作，周到细致的服务，为宾馆进一步服务好社会打下了良好的基础。20xx年，客房部完成了如下工作：
一、经济指标完成情况及一些数字的汇报：
20xx年全年营业额582万元，利润191万元。其中散客营业额319万，长包房营业额248万元，会议室收入万元，其他团队及会议开房营业额万元。客房保健品纯收入1465元.客赔收入5346元.干洗衣物(外洗)67件.纯收入227元，水洗衣物(由宾馆消毒人员洗涤)161件，收入1239元.给餐厅拨出早餐费用万元.软片洗涤费用元.以上数字除衣物洗涤费用均以财务为准。
客房20xx上半年出租房间数14610间次，平均出租率，其中散客出租间数7813间次，占出租房数的.长包房上半年出租房数6036间次，占出租房的.(其中服务中心105间次，占出租房数的，(5月11日开始入住)，铁三院、勘察院、地质院共1376间次，占出租房数的，(1—4月，6月26号又回来)，洛阳石化440间，(1—5月份)占出租房数的3%，天港1810间，占出租房数的，房信1810间，占出租房数的)，天房投资180间次，占出租房数的，(6月一日开始)，中储油262间次，占出租房数的，(6月8日开始入住)，中石化51间次，(1月、4、5、6月份)占出租房数的。会议团队及其他出租间数1583间次.占出租房数的4%.会议室全年出租321场次，(其中中三楼出租41场次，第二会议室出租73场次，第三会议室出租29场次，第四会议室出租177场次.)。
二、管理指标及其他各项工作完成情况：
(1)年初，客房部结合实际情况，重新制定了各种管理制度和岗位标准，如：《服务台岗位职责》《日常卫生检查制度》《客房、分台、环境卫生标准》《客房软片管理制度》等。对会议接待程序、维修记录、清扫车物品摆放标准、遗留物品保管制度、报损制度、钥匙管理制度等做了进一步规范，使员工工作有了明确的目标和方向，使客房服务质量更上一步台阶。
(2)任何一项管理，都是首先对人的管理，人能各尽其才、各司其职、各尽其责，那么，其他问题便好解决了。所以客房首先对人员进行管理与分工。规范了各管区、各岗位从班长到员工的专人负责制度，进一步提高管理和卫生质量。为进一步使卫生和管理细化，把客房分为三个区域管理，中楼、北楼A区、北楼B区，会议室分别设班长各管一区，员工在各楼层区域人员基本不变。库管、消毒工作专人负责。使人尽其才，层层到位。
(3)为确保客房出租质量，严格执行查房制度。
宾馆的主营业务是客房出租，顾客的满意就是对我们工作的最大认可，为给宾客提供一个舒适、安逸的休息环境，我们在房间卫生、设施设备、物品配备等方面严格执行查房制度：员工自查、班长普查、经理抽查，做到层层把关，力争将疏漏降到最低。并且做好查房记录，及时反馈，及时纠正，使宾客有宾至如归的感觉，迎来更多的回头客。
(4)开源节流，降本增效，加强员工节能意识。
本着节约就是创利润的思想，杜绝浪费现象，在小物品发放上实行班长区域负责制，各区班长早晨统一领管，剩余物品晚上收回做记录，做到收发明确，账目清晰。牙膏，洗发精等客人剩下没用完的留下来当清洁剂使用.客房空调遥控器夏天平时调到28度，冬天调到20度.空调、电视等电器做到人走电停。空调遥控器和电视遥控器用门锁换下来的旧电池继续使用，走廊灯早晚专人负责开关.从而也提高了员工的节能意识。
(5)对防疫站、分局治安科以及技术监督局等部门的检查工作都做了充分的准备。7月份，对防疫站的住宿业卫生监督量化分级评分表的34项评查内容都已过关，并得到核定等级xxx的好评。
(6)努力拓展长包房业务。
长包房是宾馆经济的主要来源。为达到长包房客人的满意，对现有的长包房及时了解客户的生活习惯和要求，提供个性化服务。如：邮件收发，作息时间调整，休闲娱乐、衣物洗涤等。定期征询客户意见，他们的意见是我们工作改进的依据。我们的服务员都视宾客如家人，甚至每一间房间客人的生活习惯和个性服务员都能一一说出。
(7)为切实提高员工服务水平和业务能力，7月份，配合质监部对服务台员工进行了礼貌礼节的进一步培训，按照规范要求进行实际操作和训练，11月份又配合质监部对客房全体员工进行实际操作考核，客房有xxx，xxx，xxx三名员工获奖，从而使员工服务意识有了更大的提高。
(9)做好会议接待服务工作
会议室成本低，利润高。会议接待人员不顾会议时间上的加班加点，任劳任怨，得到与会人员的好评。
(10)在安全方面做到定期投放鼠药，蟑螂药等，及时防治害虫对客房的危害，及时观察，消毒.防止了传染病的传播.对电器开关，水开关，门锁，门链，暖气等及时定期检查，对跑冒滴漏等现象防患于未然.对老弱病残等住客人及时提醒，避免了摔倒划伤等现象发生.20xx年客房无一例重大安全事故发生.
(11)20xx年客房工作中存在的不足：一经理在公休日及下班后到单位不定期查看时间少.二领班管理层自身劳动能力强，管理能力差.三员工人员流失及休病假严重.造成计划内工作不能按时完成.
三、20xx年客房部工作重点安排想法如下：
(1)发扬前一阶段的成绩，进一步加强管理水平和服务质量。对会议、服务台服务、接待的规范化上进行训练化培训。做到从本质上、细节上提高员工的整体服务水平。
(2)对做卫生制度、查访制度做一次小的改革：把服务员每天每人做退房间数、做住房间数、计划卫生间数做以记载，给以量化，每月评定等级，给予奖励。并想推出免查房制度，自愿申请免查房，如一月免查房间不出现问题的给予适当奖励。
(3)在小物品节约上实行奖惩制度，对每人每天记载每月评定，节约一定数目者给予奖励。在小物品发放上更细一步，由班长掌管，设计表格，每天填写，每人每天领取的小物品和做退房间数联系起来对照，进行管理。
(4)在维修物品的使用上加强与工程保卫部和综合部的沟通与配合，做到旧的能修完用的尽量不换新的，减少维修费用，给宾馆减少不必要的损失。
(5)中楼换上新软片，对房间进行不打折。并准备在中楼推出1--2位服务员，自愿申请免查房。
(6)洛阳石化长包房退出以后，使宾馆经济受到了危机。为提高宾馆的营业额，增加在社会上的知名度，为宾馆创利多出一份力，对服务员进行正确的营销引导：客房内部想采取几项措施，比如能联系住房、会议、用餐、婚宴等营业额收入超过一定数额的，能给予在客房内部岗位、职位等的适当调换。目的为宾馆创造更多的经济效益。
以上是对20xx年客房部工作的总结，最后，让我在这里感谢宾馆领导20xx年对客房工作的支持和理解，感谢各部门给予客房工作良好的配合。希望20xx年大家团结协作，共同为宾馆的明天更加美好贡献力量。
会议的服务总结 第6篇
本季度由本人接手会议管理工作，本人严格按照《金科集团会议管理办法》，优化会议管理流程，进一步规范公司会议管理制度化、标准化。下面就郴州公司第四季度会议管理作汇报：
一、会议管理的基本情况：
1、本季度，郴州公司共召开82个会议，其它视频会议48个，现场会议34个。日均一日一会。
2、郴州公司一共有大、小两个会议室，大会议室大概可以坐60人左右，小会议室一般可以坐15人左右，一套华为视频设备（可移动），一套音响功放设备安装在大会议室内，目前所有设备均正常运行。
3、郴州公司会议召开的分类分为视频会与现场会两大类，其中大型全员会议，如“半年度总结表彰大会”一般都在大会议室召开。一般小的部门级会议，或只有少数几人参加的视频会一般都在小会议室召开。
二、会议通知：
目前郴州会议通知由会议管理员在每周星期四之前收集各部门提交上来的会议通知，由会议管理员按时间顺序统筹整理成册，然后发布在公司的员工交流群中，并且由会议管理员将每周提交上来的会议计划在本公司正式通知中发文。
对于公司会议通知，目前采用办公平台发布会议通知，即时消息加以辅助，员工交流群发布消息，或直接电话通知联系。
三、会议室的申请：
郴州公司会议室申请，上季度是由手工登记到册，然后按照登记在册执行。四季度，已将集团的会议管理系统用上了， 现在操作起来非常简便，既方便了员工也方便了会议管理员，现已对各部门内业作了一对一对的培训。会议申请、及会议通知、会议管理上都能起到实用。
四、会议室的使用后登记：
为加强公司会议室使用完后的管理，本季度结合郴州公司实际情况，制作了“郴州公司大小会议室使用登记表”具体由会议申请人开完会后，填写好表格，交会议管理员签字，会议管理员确认会议室实际使用情况再签字。
整体上来讲，郴州公司会议管理上日益完善，从会前通知收集到会后管理，都能做到有人管理，有相关责任人。但也存在不足的地方，如：临时会议的管理，会议室卫生的管理，会议室设备使用培训，这些不足都是我以后工作努力的方向。
会议的服务总结 第7篇
7月11日，全县残疾人精准康复服务暨残疾人家庭医生签约业务培训会举行。
会上，培训老师就精准康复工作解读和概述，辅助器具评估与视力、智力、精神、肢体康复和康复技能实操等残疾人家庭医生签约服务内容进行了全面细致的讲解。
会议指出，推进残疾人家庭医生签约服务是深化医药卫生体制改革的重大部署和重要工作任务，各镇卫生院和残联要主动作为，紧密配合，研究制订有针对性的工作计划，明确任务，压实责任，将推进残疾人家庭医生签约服务作为基层卫生重点工作之一；要主动履行“代表、服务、管理”职能，利用全国残疾人基本服务状况和需求信息数据动态更新等有关数据，与卫生院共享残疾人信息，发挥社区（村）残疾人专职委员熟悉残疾人状况的优势，配合家庭医生签约团队做好与残疾人的对接和签约服务工作。
县残联、卫计局、各镇（便民服务中心）负责人，各镇卫生院全科医生、公卫、护士，县级各康复机构负责人和业务人员参加会议。
会议的服务总结 第8篇
会务接待工作手册
第一章接待工作。
三、交通
四、会谈
五、参观
六、住宿
七、餐饮
第二章会务工作
一、准备
二、材料
三、食宿
四、交通
五、场地
六、其他
七、会务工作中一些注意事项
第一章接待工作
接待工作是展示****风貌、显示管理水平的主要工作之一，也是完成各项业务工作的重要组成部分。接待工作一般都具有较严格的计划性，但有时也会有突发和易变的特点，这就要求接待部门的工作既热情周到，耐心细致，又有条不紊，井然有序。同时，在接待工作中，应严格遵守上级单位和公司的有关规定。
一、接待工作基本要素接待工作主要应注意5W要素：What（什么事）、When（什么时间）、Who（什么人）、How（怎样做）和Where（什么地方）。
1、What（事由）。首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的基础，因为随后一切工作都必须依此而进行，通常包括以下几种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。
2、When（时间）。这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。
3、Who（人员）。人员是指来宾的基本组成情况，包括人数、姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。同时，根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员，一般应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高领导。
4、How（方式）。方式则是指接待所采用的形式，这主要由接待的事由来决定。不同的事由将决定接待地点的选取和布臵。
5、Where（地点）。地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。例如：举行大会或典礼，当级别较高的客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室，供双方领导在会前小憩和见面。所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数，达到既能融洽交流又相对宽松的效果。另外，就近原则也是要考虑的因素，使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路，可以节约时间和精力。
二、准备接待前的准备
是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。
（一）确认来访信息。来宾信息的收集，是做好接待准备工作的基础。在接到接待任务后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面：
1、来访客人情况：包括来访人数；主要成员姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯）、随行联系人及联系方式等。
2、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交4通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。
此外，还应告知来宾我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。
（二）补充相关信息。由来宾方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圆满完成。因此，接待人员要根据已知情况扩展信息。
1、来访单位的情况：包括来访单位的概况、特色和所处地区的概况等。这些信息摘录、整理、打印后分送参与接待的主要领导和工作人员。
2、重要来宾的主要经历：来宾地位尊贵，需要进行一对一的接待时。接待人员应了解嘉宾的个人信息，包括个人资料、主要经历等。这样才能在接待中做好细节工作，使彼此心情愉悦。
（三）规格定位接待工作中，规格定位是一个非常重要的环节。在掌握有关信息后，主要依据来访人员情况、时间与目的，及时向主管领导汇报，确定我方接待规格及参与人员，并制定接待计划。一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。
1、对等接待，这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。
2、高格接待，是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式。
3、低格接待，是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。在接待工作的准备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应该邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。
（四）制定计划制定计划是接待工作的重点之一。尤其是重要来宾来访，应及时向主管领导和有关同志汇报，听取领导对接待工作的安排意见，同时召开接待工作会议，在安全保卫、交通用车、陪同人员、经费开支、活动方式、日程安排、接待规格、接待地点、汇报内容、参观路线、后勤保障、宣传报导等方面做出准确、恰当的部署，确保接待计划顺利实施。制定计划可通过填写《接待事务安排表》使计划完整和详细，其中的关键内容包括以下三方面：
1、物质准备，包括：住宿安排、用餐安排、会谈地点、参观点、接待用车和有关文字材料等。
2、参加人员，根据对方来访目的、活动需要来确定，其中的重点是落实我方出面接待的最高领导。